Садржај
Имајући ефикасан систем архивирања може вам уштедјети време и енергију када имате важне информације које је потребно да се брзо поново позовете из велике количине датотека. Постоје две врсте система архивирања, они који користе бројеве или нумеричке системе и они који користе слова или абецедни систем. Учење како користити ове системе је од суштинске важности како бисте се одлучили за онај који је најбољи за вас. Иако постоји неколико категорија, лако је разумети основе ових система архивирања.
Одлучите се за врсту абецедног и нумеричког система који би најбоље функционисао за врсте докумената које желите да поднесете. Постоје три основна абецедна система која треба узети у обзир и четири нумеричка система од којих је најчешћи децимални систем. Три абецедна система су актуелна, енциклопедијска и географска.
Започните дефинисањем "актуелног абецедног" система. То је такође познато и као систем „речника“ и најлакше је разумети. У овом случају свака датотека даје наслов и ти наслови су распоређени по абецедном реду од А до З. Нису груписани у теме и немају категорије, тако да је овај систем обично најбољи за мање количине датотека.
Разумети систем "енциклопедија" или "класификовани". У овом систему постоје велики свеобухватни наслови или предмети, попут историје или филозофије, који имају мање предмете груписане по абецеди. Ако је потребно, у овим се поднасловима могу налазити додатне датотеке абецедно. На пример, у историји сте могли имати поднаслове који носе наслове деценијама, а унутар тих датотека датотеке које означавају одређене аспекте историје као што су технологија или рат. Ове подкатегорије могу се наставити све док не сматрате да је систем за пријаву ефикасан за вас.
Размислите о учењу „географског“ система за документа која садрже информације које се односе на места. Слично као и енциклопедијски систем, овај систем има главне категорије као што су државе или државе са поткатегоријама као што су градови или места који су унутар њих абецедним редом.
Схватите барем основе система децималног архивирања. Ово је систем децималних деценија (Девеи Децимал Систем) који библиотеке најчешће користе да би категорисале књиге и референтне материјале према позивним бројевима. У овом случају, можете имати не више од 10 категорија због децималног ограничења само употребе бројева од нула до девет. Ових десет категорија могу се затим поделити у 10 додатних категорија онолико често колико је потребно на исти начин на који функционише абецедни систем енциклопедије.
Раздвојите децимални систем на делове који се лако уче. На пример, можда ваша тренутна библиотека захтева да имате три децимална места, тако да ће ваше десет категорија бити наведене као 000, 100, 200 итд., Свака са насловом. Унутар сваке од њих би биле поткатегорије као што су 002 или 103, све док децимали нису попуњени. У овом случају 002 означава категорију у 000-има, а 103 означава категорију у 100-има. Овај систем је добар за изузетно велике количине информација, јер се децимални бројеви могу проширити и додати по потреби.